- Recepción de la denuncia por parte del Encargo de Prevención.
Una vez recibida una denuncia por cualquiera de los medios establecidos en este procedimiento, el Encargado de Prevención,
toma conocimiento de los hechos y comienza la etapa de revisión y validación de los antecedentes, tanto del contenido y eventos denunciados.
Resultado de la revisión y validación de los datos la denuncia esta puede ser “Desestimada” por inverosímil o incompleta,
en el sentido de no contar con elementos mínimos que permitan continuar con una investigación, o se da curso a una “Investigación”,
reuniendo los requisitos necesarios para ello.
Cabe hacer presente, que las denuncias recibidas del tipo Acoso Sexual y Acoso Laboral, se rigen por su propio procedimiento de investigación especial,
el que se encuentra detallado en el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad (RIOHS). Por lo que todas las denuncias que se reciben, relativas a esta materia,
a través del Canal de Denuncias, son direccionadas al área de Recursos Humanos, para su curso de acción.
- Contacto con el denunciante y con el Jefe o Gerente de área.
Recibida la denuncia, incluido los datos de contacto del denunciante, el EPD tomará contacto con este dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles,
contados desde la recepción de la misma, como también del supervisor o gerentes del área respectiva
(en este último caso, el Encargado no se contactará con el gerente del área involucrada si estimare que eso puede afectar la investigación).
- Presentación informe preliminar al Directorio.
Acogida a tramitación la denuncia, revisados los antecedentes y entrevistas al denunciante, el supervisor o gerente del área según corresponda,
el Encargado de Prevención presentará al presidente del Directorio de la Compañía un informe preliminar sobre la denuncia. Será este último quien determine,
si amerita convocar al Comité́ de Riesgo y Auditoría & Desarrollo Organizacional (RADO) o al propio Directorio para resolver respecto a las acciones a seguir.
- Investigación.
Las actividades a ser efectuadas por el EPD, a considerar en esta etapa, se pueden resumir en las siguientes:
- Recopilar información sobre el hecho denunciado.
- Entrevistar al personal involucrado en la denuncia.
- Analizar la información obtenida.
- Documentar la evidencia y los resultados obtenidos en sistema interno y confidencial de gestión de denuncias.
- Concluir sobre la base de los resultados obtenidos
- Presentación informe final al Directorio.
Una vez finalizada la investigación, el Encargado de Prevención deberá:
De existir antecedentes fidedignos y comprobados, emitir un informe de cierre que resuma la existencia de los hechos investigados,
la sugerencia de sanción y/o la decisión del Directorio respecto a la denuncia; y,
De no existir antecedentes fidedignos y comprobados informar al Directorio de los mismos con la periodicidad mínima que se determine,
la que no podrá ser inferior a reportes semestrales, y archivar la denuncia a la espera de recibir mayores antecedentes.
- Medidas disciplinarias y/o correctivas.
Las medidas disciplinarias por no cumplir el procedimiento de denuncias, son las enunciadas en el RIOHS.
Las medidas disciplinarias por no cumplir el procedimiento de denuncias, son las enunciadas en el RIOHS (Título X “Sanciones y Multas” y XXXIII “Sanciones”):
Las infracciones de los trabajadores a las disposiciones de este Reglamento RIOHS) y que no sean causal de terminación de sus contratos de trabajo,
se sancionarán con lo siguiente:
- Amonestación verbal.
- Amonestación escrita, en caso de reincidencia, dejando constancia en la hoja de vida del trabajador e información por escrito a la Inspección del Trabajo.
- Multa de hasta un máximo del 25% de la remuneración diaria del trabajador.
En el caso que los antecedentes obtenidos en la investigación revistan la potencial comisión de algún tipo de delito,
el Directorio determinará la necesidad de iniciar las acciones legales que correspondan, y si como resultado de la investigación,
se confirma la existencia de la comisión de un delito, en el ámbito y alcance de Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica,
la compañía comunicará los antecedentes a la institución reguladora o fiscalizadora pertinente.
- Respaldo de documentación.
El procedimiento del canal de denuncias es un proceso reglado y documentado.
El EPD, deberá mantener un registro actualizado de todos los procedimientos seguidos por un plazo de hasta 10 años.