- Recepción de la denuncia.
Una vez recibida una denuncia por cualquiera de los medios establecidos en este procedimiento, el Encargado de Prevención de Delitos (EPD), toma conocimiento de los hechos. Con ello se dará inicio a la etapa de revisión y validación de los antecedentes, tanto del contenido y eventos denunciados.
La plataforma de denuncia asigna un número correlativo a cada denuncia ingresada, el que, en conjunto con la clave creada por el denunciante, permite consultar el estado de la denuncia en el plazo de 5 días hábiles a contar de la fecha de su recepción.
Con el resultado de la revisión y validación de los datos la denuncia, ésta puede ser “Desestimada” por inverosímil o incompleta, en el sentido de no contar con elementos mínimos que permitan continuar con una investigación, o por otro lado, podría darse curso a una “Investigación”, reuniendo los requisitos necesarios para ello.
Tratándose de denuncias de acoso sexual, laboral o violencia en el trabajo, regirá el procedimiento de investigación regulado al efecto en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Compañía. Por lo que todas las denuncias que se reciban, relativas a esta materia, a través del referido Canal de Denuncias, serán direccionadas a la Gerencia de Personas, para su curso de acción. En este aspecto, cabe señalar que tratándose de denuncias de hechos que podrían constituir acoso sexual, laboral o violencia en el trabajo, el investigador a cargo no podrá efectuar un control de admisibilidad de la denuncia y, tratándose de denuncias inconsistentes, incoherentes o incompletas, la investigación a cargo proporcionará un plazo razonable a fin de completar los antecedentes o información que requiera.
- Contacto con el denunciante.
Recibida la denuncia, incluido los datos de contacto del denunciante, el EPD tomará contacto con este dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles, contados desde la recepción de la misma.
- Análisis preliminar de Antecedentes
Acogida a tramitación la denuncia, revisados los antecedentes y entrevistas al denunciante, el supervisor o gerente del área según corresponda, el EPD presentará al presidente del Directorio de la Compañía un Informe preliminar sobre la denuncia. Será este último quien determine, si amerita convocar al Comité́ de Directorio para resolver respecto a las acciones a seguir.
- Investigación.
Las actividades a ser efectuadas por el EPD, a considerar en esta etapa, se pueden resumir en las siguientes:
- Recopilar información sobre el hecho denunciado.
- Comunicar y entrevistar al personal involucrado en la denuncia.
- Analizar la información obtenida.
- Documentar la evidencia y los resultados obtenidos en sistema interno y confidencial de gestión de denuncias.
- Concluir sobre la base de los resultados obtenidos
El proceso de investigación tiene el carácter de confidencialidad, y deberá en lo posible, mantenerse en la estricta reserva.
- Informe Final y Reporte.
Una vez finalizada la investigación, el EPD deberá:
a) De existir antecedentes fidedignos y comprobados, emitir un Informe de Cierre que resuma la existencia de los hechos investigados, la sugerencia de sanción y/o la decisión del Directorio respecto a la denuncia.
En el caso de que la denuncia sea constitutiva de delito, el EPD emitirá un informe que detalle los hechos constituidos de infracción al MPD, que contenga al menos:
- Detalle de los hechos denunciados e investigados.
- Documentos e información obtenidos.
- Conclusiones de la investigación realizada debidamente fundamentadas, específicamente si los hechos denunciados e investigados constituyen o no un delito o una infracción al MPD.
- Medidas correctivas que recomienda en el caso de que los hechos señalados sean constitutivos de delito o infracción al MPD.
En casos graves, en que existan circunstancias que indiquen la existencia de un delito, se podrá proceder sin notificación alguna remitiendo directamente los antecedentes a la autoridad competente.
Si resultado de la investigación, se confirma la existencia de la comisión de un delito, en el ámbito y alcance de Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica, la Compañía podrá comunicar los antecedentes a la institución reguladora o fiscalizadora pertinente. Este proceso será llevado a cabo por Asesores Legales en conjunto con el EPD y el Comité de Ética.
b) De no existir antecedentes fidedignos y comprobados, informar al Directorio de los mismos con la periodicidad mínima que se determine, la que no podrá ser inferior a reportes semestrales, y archivar la denuncia a la espera de recibir mayores antecedentes.
- Medidas disciplinarias y/o correctivas.
El Comité de Ética o Comité extraordinario de directorio evalúa las medidas a considerar tras los resultados de la investigación, lo que contempla revisar las posibles sanciones por incumplimiento de la normativa interna, políticas, procedimientos, dentro de lo permitido en la Ley Laboral. Sanciones que se encuentran establecidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (Título XXXVIII “Sanciones y Multas) y Código de Ética y Conducta de la Compañía para el caso de los trabajadores, las cuales guardarán proporcionalidad con la falta cometida, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que correspondieren.
También se evaluarán las posibles mejoras o medidas correctivas a implementar que minimicen los riesgos de que se repitan denuncias y/o incumplimientos de los controles y procedimientos.